PL | EN
Blog Kontakt

Blog

Planowanie zakresu projektu
2.06.2016
Planowanie zakresu projektu

Zakres projektu jest jednym z klasycznych, obok kosztów i czasu trwania, kryterium sukcesu projektu. Ogólnie rzecz biorąc projekt kończy się sukcesem gdy zrealizujemy pełny zakres projektu mieszcząc się w przyjętym budżecie i czasie. Dobrze opisany zakres projektu pokazuje zespołowi projektowemu i wszystkim innym interesariuszom projektu co jest do zrobienia/wytworzenia w projekcie aby osiągnąć wyznaczone w karcie projektu cele.

Zakres najczęściej przedstawiamy za pomocą produktów projektu. Jeżeli celem projektu byłoby stworzenie programu komputerowego do zarządzania projektami to przykładowymi produktami takiego projektu mogłyby być m.in.:

  • koncepcja programu
  • program (aplikacja)
  • dokumentacja do programu (aplikacji)
  • szkolenie dla użytkowników

Jak widać na tym przykładzie, produkty projektu mogą mieć różne formy: dokumentacja (koncepcja, schematy, opisy funkcjonalności), software (działający program), usługa (szkolenia). Mają one jednak wspólną cechę - muszą powstać gdyż bez nich cel projektu nie zostałby zrealizowany. 

Wstępnie zdefiniowany zakres w karcie projektu (główne produkty) jest zbyt ogólny aby podejmować konkretne działania i dlatego na etapie planowania powinniśmy dołożyć starań aby go doprecyzować tak dokładnie jak to możliwe.

Pierwszym krokiem jest zebranie wymagań. Każdy interesariusz projektu ma jakieś oczekiwania w stosunku do projektu. Wymagania mogą dotyczyć różnych obszarów projektu:

  • określonych produktów cząstkowych
  • jakości
  • sposobu zarządzania projektem
  • strony technicznej
  • funkcjonalności
  • dokumentacji
  • komunikacji w projekcie, itd.

Istotne jest aby we wczesnym etapie planowania zgromadzić wymagania wszystkich najważniejszych interesariuszy projektu, opisać je i zdefiniować kryteria akceptowalności. (O metodach zbierania wymagań od interesariuszy oraz krytycznych momentach tego etapu planowania projektu napiszę w następnym artykule -zbieranie wymagań). 

Jeśli zbieranie wymagań przeprowadzimy prawidłowo, unikając poważniejszych błędów, jak na przykład pominięcie kluczowego interesariusza lub nieprecyzyjny opis, to w oparciu o nie opracowujemy ważny dokument: deklarację zakresu projektu. Deklaracja zakresu projektu zawiera wszystkie zebrane i uzgodnione z interesariuszami wymagania. Deklaracja zakresu, po podpisaniu przez kluczowych interesariuszy projektu staje się częścią bazowego planu zakresu projektu i punktem odniesienia dla działań zespołu projektowego. 

Następnym krokiem w definiowaniu zakresu projektu jest opracowanie przez zespół projektowy struktury podziału prac (WBS - work breakdown structure). Struktura podziału prac powstaje w wyniku dekompozycji czyli na tworzeniu hierarchicznej struktury pokazującej z jakich produktów niższego rzędu składają się produkty wyższego rzędu. Przemieszczając się od ogółu do szczegółu analizujemy i opisujemy zakres projektu na coraz bardziej szczegółowym poziomie dochodząc aż do pakietów roboczych (work package), opisujących niezbędne działania w projekcie. (Tworzenie struktury podziału prac ma kluczowe znaczenie dla planowania dalszych obszarów projektu dlatego omówię ten krok w kolejnym artykule).

wbs

Warto pamiętać, że zwykle nie dysponujemy wystarczającymi informacjami od początku projektu a pojawiają się one dopiero w wyniku podejmowanych przez nas działań. Dlatego zakres, oraz inne obszary projektu, są stopniowo doprecyzowywane w czasie trwania całego projektu. Nazywamy to planowaniem kroczącym. 

Autor: Paweł Torój
wróć
adres
ul. Królewska 65a/1
PL 30-081 Kraków
telefon
+48 600 990 910