PL | EN
Blog Kontakt

Blog

Planowanie projektu - wprowadzenie
13.05.2016

Na jednym ze szkoleń gdy standardowo zapytałem uczestników o oczekiwania wobec szkolenia usłyszałem takie: - jak robić projekty lepiej, szybciej, taniej ale mniej pracując? 

Zaproponowałem drobną zmianę tego oczekiwania na takie: - jak robić projekty lepiej, szybciej, taniej i prościej? Tak opisane oczekiwanie jest znacznie bliższe mojej ulubionej maksymie przypisywanej Einsteinowi, że wszystko należy robić tak prosto, jak to możliwe, ale nie prościej.

Myślę, że maksyma świetnie oddaje ideę planowania projektów. Kiedy zastanawiamy się, które narzędzia i techniki planowania zastosujemy, musimy uwzględnić wiele czynników: wielkość projektu, czas trwania, złożoność, innowacyjność, kulturę organizacyjną, doświadczenie, dane historyczne z poprzednich projektów, aktywa organizacyjne, strukturę organizacyjną, i sporo innych. Chodzi o to, żeby w zastanych warunkach dobrać taki zestaw narzędzi, który zagwarantować sukces projektu. Za mało planowania - mamy pewne obszary projektu poza kontrolą, za dużo - tracimy czas na planowanie, które nie przekłada się na efektywność. Dobrze to ilustruje załączony wykres nr 1 - zależność między czasem planowania a efektywnością działań:

wykres 1.

Sztuka planowania polega zatem na tym, aby planować do osiągnięcia optimum, momentu szczytowego, w którym uzyskamy największą efektywność. Jeśli na planowanie poświęcimy za mało czasu to nie osiągniemy takiej efektywności na jaką nas stać. Nasz plan będzie zbyt ogólny i nie obejmie niektórych istotnych obszarów projektu. 

Gdy planujemy zbyt długo, nasz plan jest zbyt szczegółowy. Czy plan projektu może być zbyt szczegółowy? Może. Warto pamiętać o tym, że immanentną cechą każdego projektu są atakujące go nieustannie zmiany. Zmiany są zgłaszane przez wszystkich interesariuszy, którzy w trakcie projektu zmieniają wymagania, żądają dodatkowych produktów, modyfikują uprzednio zdefiniowane, zmieniają się warunki rynkowe, realizuje się pewna część ryzyk, i tak dalej, i tak dalej. Wszystkie te i inne zdarzenia są źródłem zmian w projekcie. Część z tych pojawiających się zmian odrzucimy, ale część będziemy zmuszeni zaakceptować. Mówiąc w największym skrócie planowanie z taką samą skrupulatnością tego, co w projekcie wydarzy się w najbliższym kwartale i tego, co będzie miało miejsce za dwa lata jest stratą czasu. Po pierwsze dlatego, że posiadamy mniej informacji dotyczących dalszej przyszłości, po drugie dlatego, że przez dwa lata wystąpi znacznie więcej zmian w projekcie, niż w najbliższym kwartale. Dlatego projekty planujemy zwykle w iteracjach: planujemy szczegółowo najbliższy okres a w miarę jak w trakcie projektu zdobywamy kolejne informacje doprecyzowujemy kolejne etapy realizacji projektu, co przedstawia wykres nr 2. 

wykres 2.

Jako, że dobre zdefiniowanie projektu na początku oraz dobre jego zaplanowanie w największym stopniu przyczynia się do końcowego sukcesu projektu, w następnych częściach omówię wszystkie części planu projektu: 

  • plan zarządzania zakresem
  • plan zarządzania kosztami
  • plan zarządzania czasem
  • plan zarządzania zasobami ludzkimi
  • plan zarządzania komunikacją w projekcie
  • plan zarządzania ryzykiem
  • plan zarządzania interesariuszami
  • plan zarządzania jakością
  • plan zarządzania wykonawcami
  • plan zarządzania integralnością projektu.
Autor: Paweł Torój
wróć
adres
ul. Królewska 65a/1
PL 30-081 Kraków
telefon
+48 600 990 910