PL | EN
Blog Kontakt

Blog

Inicjowanie projektu - identyfikacja interesariuszy
22.04.2016
Inicjowanie projektu - identyfikacja interesariuszy

W poprzednim artykule opisałem proces powstawania karty projektu, jej rolę i funkcje jakie spełnia, zawartość oraz odpowiedzialności zaangażowanych osób. W tym artykule opiszę najważniejsze aspekty identyfikacji interesariuszy projektu oraz postaram się przekonać, że jest to ważny etap w zarządzaniu projektem.

Słowo ‘interesariusz’ jest stosunkowo nowym polskim terminem i dość często jeszcze słyszę, gdy myli się je z lepiej nam znanym ‘interesantem’. W zarządzaniu projektami będziemy jednak posługiwać się terminem ‘interesariusz’ dla określenia ludzi, grup, czy organizacji, które mogą wpływać na nasze działania, bądź podlegać wpływowi, naszych działań w projekcie. 

Weźmy prosty przykład remontu mieszkania w bloku. W takim projekcie można wskazać kilkanaście osób bądź grup, na które nasz remont będzie wpływał oraz część z tych osób, która będzie próbowała wpływać na nas. Kto może być interesariuszem takiego projektu? Nie sięgając zbyt daleko można śmiało przyjąć, że do tej grupy zalicza się m.in. właściciel remontowanego mieszkania, wszyscy lokatorzy, ekipa remontowa, projektant, rodzina, sąsiedzi, administrator budynku. Jeśli remont jest poważniejszy, być może interesariuszem jest też zakład energetyczny, gazownia, urzędy, itp. Gdy rozpatrujemy jako interesariuszy naszego projektu sąsiadów, możemy dojść do wniosku, że część podejmowanych przez nas działań będzie miała chwilowy wpływ na ich życie. Hałas przez cały dzień i brud na klatce mogą i zwykle nie są przyjmowane entuzjastycznie przez sąsiadów. Dlatego możemy spodziewać się, że w trosce o swój komfort życia będą podejmować różne interwencje, a to, żeby częściej i dokładniej sprzątać klatkę schodową, a to, żeby ograniczyć ilość godzin hałasu w ciągu dnia. Inaczej mówiąc, będą próbowali wpływać na nasze działania w projekcie aby zrealizować jakiś swój interes. Możemy sobie też wyobrazić sytuację korzystniejszą dla naszego projektu. Jeśli na przykład lokatorem remontowanego mieszkania jest nastolatek słuchający głośnej muzyki to sąsiad za ścianą może być gorącym zwolennikiem naszego remontu, gdy dowie się, że w zakresie tego projektu jest wyciszenie pokoju. Być może nawet pomoże nam znaleźć odpowiednich specjalistów, którzy tanio i solidnie wykonają zlecenie. 

Skoro już wiemy kim są interesariusze projektu, odpowiedzmy sobie na pytanie, dlaczego jest dla nas ważne, aby zidentyfikować ich już na samym początku cyklu życia projektu. Na początek kilka prawd o projektach:

  • interesariusze dbają o swoje interesy,
  • niezidentyfikowany przez zespół projektowy interesariusz ujawni się sam ze swoimi potrzebami, oczekiwaniami i żądaniami w odpowiednim dla siebie momencie,
  • interesariusze mają realne możliwości wpływania na nasz projekt, mniejsze lub większe w zależności posiadanej władzy,
  • interesariusze w różnym stopniu interesują się naszym projektem,
  • im później wprowadzamy w projekcie zmiany, tym bardziej zagrażają projektowi i kosztowniejsze.

Z tego wynika, że im wcześniej zidentyfikujemy interesariuszy oraz ich potrzeby, oczekiwania i wymagania tym szybciej uwzględnimy je w projekcie i tym mniej zmian w projekcie wystąpi, co przełoży się pozytywnie na wiele czynników sukcesu projektu jak choćby koszt, czas trwania, satysfakcja interesariuszy.

Identyfikację interesariuszy warto zacząć od zebrania dostępnych informacji o projekcie. Ponieważ projekt jest dopiero inicjowany, dysponujemy zaledwie kartą projektu i być może kontraktem, o ile projekt jest realizowany w oparciu o kontrakt. Oba te dokumenty opisując cele projektu, jego uzasadnienie, ogólny zakres, główne produkty, ograniczenia i ryzyka, dają nam podstawę do przeprowadzenia analizy interesariuszy projektu.

Analiza interesariuszy projektu jest przeprowadzana przez zespół projektowy najczęściej w formie spotkań, podczas których w oparciu o swoją ekspercką wiedzę oraz istniejące dokumenty projektu zespół najpierw identyfikuje wszystkich interesariuszy, np. przy użyciu jednej z odmian burzy mózgów, a następnie stara się ocenić:

  • ich potencjalny wpływ na działania w projekcie (władza)
  • potrzeby informacyjne,
  • główne wymagania i oczekiwania,
  • rolę jaką odegrają w projekcie,

Zebrane w ten sposób informacje zostają umieszczone w rejestrze interesariuszy, który w późniejszym etapie cyklu życia zarządzania projektem pozwoli nam opracować plan komunikacji, plan zarządzania zaangażowaniem interesariuszy oraz pozwoli zebrać wymagania, żeby możliwie dokładnie zdefiniować zakres projektu. 

 

Autor: Paweł Torój
wróć
adres
ul. Królewska 65a/1
PL 30-081 Kraków
telefon
+48 600 990 910